ここ幾度かデータバックアップについて要望があったので、お客様のニーズに合うと思われるバックアップを提案しました。
そこで、お勧めの運用をメモっておきます。
※業務システムについては対象外です。あくまで小規模から個人利用を想定しています。

データ管理について

データの保存場所は出来る限り一か所に集約するべきです。
パソコン内蔵のHDDや、外付領域(HDDやメモリ)、ファイルサーバー、クラウドサービスといった選択肢もあるでしょう。
データの種類や容量、セキュリティなども踏まえた上で決定しましょう。それぞれの利点は下記でしょうか。

• 内蔵HDD：最も手軽で意識せずに運用可能
• 外付領域：内蔵程ではないが、手軽且つハードウェアによっては持ち運びも可能。運用次第で複数台での利用も可能
• ファイルサーバー：複数のPCから利用が可能。単体でバックアップ機能が利用可能な場合が多い。付加機能あり
• クラウドサービス：複数、場所を選ばずインターネット接続可能であれば利用可能

お勧めとしては、個人利用で単独PCからの利用であれば、内蔵もしくは外付け大容量のHDD。複数台での利用や法人利用はファイルサーバーですね。

バックアップ方法

どの程度の頻度でバックアップを行うかによりますが、個人利用や単独PCからのバックアップの場合、市販のバックアップソフトもありますが、上記ハードウェアに付属のソフトや、フリーのソフトウェアで充分です。個人的にお勧めはBunBackupです。

ファイルサーバーでの利用の場合はソフトウェアによるバックアップになると思いますが、各社ネットワークHDD（NAS）を利用するのであれば、手軽に外付けUSB等にバックアップできる機能がついている製品を選ぶと良いでしょう。
法人向け製品になると、より詳細なバックアップ機能を備えているので多様なバックアップが可能です。

いずれの場合でも、どこにどのようにデータを管理しているかを把握しておくことが理想的です。ソフトウェアや自動バックアップに任せきりで、実際はバックアップが出来ていない！等となっては意味が無いので要注意です。